업무 이메일을 보내야 하는데 첫 문장을 어떻게 시작해야 할지 막힐 때가 있습니다. 거래처에 정중하게 요청해야 하거나, 받은 이메일에 어떻게 답장해야 할지 고민하다 보면 짧은 이메일 하나에도 생각보다 많은 시간이 걸립니다.
이럴 때 ChatGPT를 활용하면 이메일 초안 작성, 문장 다듬기, 말투 변경, 긴 이메일 요약, 답장 작성까지 빠르게 처리할 수 있습니다.
중요한 것은 ChatGPT에게 단순히 “이메일 써줘”라고 요청하는 것이 아니라 누구에게 보내는지, 왜 보내는지, 어떤 말투를 원하는지, 반드시 포함해야 할 내용이 무엇인지 알려주는 것입니다.
ChatGPT로 이메일 작성하는 가장 쉬운 방법
처음에는 이메일에 들어갈 내용을 완벽하게 문장으로 만들 필요가 없습니다.
전달하고 싶은 내용을 간단하게 적은 뒤 ChatGPT에게 이메일 형식으로 정리해달라고 요청하면 됩니다.
예를 들어 거래처에 회의 일정을 변경해야 한다면 다음처럼 입력할 수 있습니다.
이메일 작성 기본 프롬프트
거래처 담당자에게 보낼 이메일을 작성해줘.
내일 오후 2시로 예정된 회의를 금요일 오후 3시로 변경할 수 있는지 정중하게 요청하고 싶어.
갑작스럽게 일정을 변경하게 되어 죄송하다는 내용도 넣어줘.
너무 딱딱하지 않으면서 예의 있는 업무 이메일로 작성해줘.
이 정도만 입력해도 제목, 인사말, 본문, 마무리가 포함된 이메일 초안을 만드는 데 활용할 수 있습니다.
ChatGPT가 만든 이메일을 그대로 보내기보다는 이름, 회사명, 날짜, 시간, 금액 같은 중요한 정보가 정확한지 확인한 뒤 사용하는 것이 좋습니다.
이메일 프롬프트에는 무엇을 적으면 좋을까?
ChatGPT로 원하는 이메일을 만들기 위해서는 네 가지를 알려주면 편합니다.
받는 사람 + 이메일 목적 + 반드시 들어갈 내용 + 원하는 말투
예를 들어 단순히 다음과 같이 입력할 수도 있습니다.
문의 이메일 써줘.
하지만 조건을 추가하면 결과가 훨씬 구체적입니다.
온라인 쇼핑몰 고객센터에 보낼 문의 이메일을 작성해줘.
주문한 상품의 배송이 예정일보다 5일 늦어지고 있어서 현재 배송 상황을 확인하고 싶어.
주문번호를 입력할 자리는 비워두고, 불만을 과하게 표현하지 않는 정중한 말투로 작성해줘.
이렇게 요청하면 ChatGPT가 상황에 맞는 표현을 선택하기 쉬워집니다.
처음부터 긴 프롬프트를 작성할 필요는 없습니다. 상대방과 목적, 핵심 내용, 말투부터 알려주는 습관을 들이면 됩니다.
업무 이메일 작성 프롬프트 예시
회사에서 가장 자주 활용할 수 있는 방법 중 하나가 업무 이메일 초안 작성입니다.
자료 전달 이메일이 필요하다면 다음처럼 요청할 수 있습니다.
팀장님에게 프로젝트 자료를 전달하는 이메일을 작성해줘.
요청하신 자료를 첨부했다는 내용과 추가로 필요한 자료가 있다면 알려달라는 내용을 포함해줘.
간결하고 예의 있는 업무용 문체로 작성해줘.
회의 요청이라면 이렇게 바꿀 수 있습니다.
다른 부서 담당자에게 회의를 요청하는 이메일을 작성해줘.
회의 목적은 신규 프로젝트 일정 협의이고 예상 소요 시간은 30분이야.
다음 주 화요일이나 수요일 오후 중 가능한 시간을 알려달라고 요청해줘.
정중하고 자연스러운 업무 이메일로 작성해줘.
ChatGPT가 상황을 정확하게 이해할 수 있도록 회의 목적이나 원하는 일정처럼 실제로 필요한 정보를 포함하는 것이 중요합니다.
거래처에 정중하게 요청하는 이메일
거래처나 외부 업체에 이메일을 보낼 때는 너무 딱딱하지 않으면서도 예의를 갖춘 표현이 필요합니다.
예를 들어 자료 제출을 다시 요청해야 한다면 다음처럼 사용할 수 있습니다.
거래처 담당자에게 자료 제출을 요청하는 이메일을 작성해줘.
지난주에 요청했던 자료가 아직 도착하지 않았고 이번 주 목요일까지 필요해.
재촉하거나 불쾌하게 느껴지지 않도록 정중하게 확인하는 느낌으로 작성해줘.
자료가 이미 발송되었다면 확인 부탁드린다는 내용도 넣어줘.
첫 번째 결과가 너무 딱딱하다면 다시 작성할 필요 없이 후속 질문을 하면 됩니다.
내용은 그대로 두고 말투를 조금 더 부드럽게 바꿔줘.
또는
너무 길어. 핵심 내용은 유지하면서 절반 정도로 줄여줘.
ChatGPT의 장점은 이메일 초안을 만든 뒤 같은 대화에서 원하는 부분만 계속 수정할 수 있다는 것입니다.
문의 이메일 작성 프롬프트 예시
제품이나 서비스에 관해 문의할 때도 활용할 수 있습니다.
예를 들어 환불 규정을 확인하고 싶다면 다음처럼 요청해보세요.
서비스 고객센터에 보낼 문의 이메일을 작성해줘.
결제한 서비스를 아직 사용하지 않았고 환불이 가능한지 확인하고 싶어.
결제일과 주문번호를 적을 수 있는 자리를 만들어줘.
짧고 정중하게 작성해줘.
호텔이나 숙소에 문의하는 상황에도 사용할 수 있습니다.
해외 호텔에 체크인 시간을 문의하는 이메일이 필요해.
밤 10시쯤 도착할 예정인데 늦은 체크인이 가능한지 확인하고 싶어.
먼저 자연스러운 한국어 이메일을 작성해줘.
내용을 확인한 뒤 영어 이메일이 필요하다면 이어서 요청할 수 있습니다.
이 내용을 호텔에 보내기 적합한 자연스럽고 정중한 영어 이메일로 바꿔줘.
번역을 요청할 때도 단순히 문장을 바꾸는 것보다 누구에게 보내는 이메일인지 알려주면 원하는 분위기를 전달하기 쉽습니다.
받은 이메일에 답장하는 방법
새로운 이메일을 작성하는 것만큼 어려운 것이 답장입니다.
받은 이메일 내용을 ChatGPT에게 제공하고 원하는 답장의 방향을 알려주면 초안을 만들 수 있습니다.
예를 들어 회의 참석 요청을 받았다면 다음처럼 입력할 수 있습니다.
아래 이메일에 답장을 작성해줘.
회의에 참석할 수 있다는 내용과 일정 공유에 감사하다는 내용을 넣어줘.
간결하고 정중한 업무용 이메일로 작성해줘.[받은 이메일 내용 붙여넣기]
일정을 거절해야 하는 경우에는 다음처럼 사용할 수 있습니다.
아래 이메일에 답장을 작성해줘.
제안받은 날짜에는 참석하기 어렵다는 점을 정중하게 전달하고 싶어.
대신 다음 주 월요일이나 화요일 오후는 가능하다고 제안해줘.
상대방의 제안을 무례하게 거절하는 느낌이 들지 않도록 작성해줘.
답장을 작성할 때는 받은 이메일 전체를 무조건 붙여넣을 필요가 없습니다. 필요한 부분만 전달하거나 개인정보와 회사 내부정보를 제거한 뒤 사용하는 방법도 있습니다.
이메일 말투를 부드럽게 바꾸는 방법
이미 작성한 이메일이 있다면 처음부터 새로 만들 필요도 없습니다.
직접 작성한 문장을 붙여넣고 말투만 수정해달라고 요청할 수 있습니다.
아래 이메일의 내용과 의미는 바꾸지 말고 말투만 조금 더 정중하고 부드럽게 다듬어줘.
지나치게 사과하거나 낮추는 표현은 사용하지 말아줘.[작성한 이메일]
반대로 너무 장황한 이메일은 이렇게 줄일 수 있습니다.
아래 이메일에서 반복되는 표현을 제거하고 핵심 내용이 바로 전달되도록 간결하게 다듬어줘.
중요한 일정과 요청사항은 삭제하지 마.
업무 이메일에서는 화려한 표현보다 상대방이 무엇을 확인하고 무엇을 해야 하는지 명확하게 전달하는 것이 중요합니다.
너무 딱딱한 이메일을 자연스럽게 바꾸기
ChatGPT가 작성한 업무 이메일이 지나치게 격식을 차린 것처럼 느껴질 수도 있습니다.
그럴 때는 원하는 분위기를 구체적으로 알려주세요.
너무 딱딱하고 형식적인 느낌이야.
같은 회사 동료에게 보내는 것처럼 자연스럽게 바꿔줘.
다만 기본적인 예의는 유지해줘.
친한 동료에게 보내는 이메일과 처음 연락하는 거래처 대표에게 보내는 이메일의 말투는 달라야 합니다.
따라서 단순히 “자연스럽게 써줘”보다 상대방과의 관계를 알려주는 편이 좋습니다.
처음 연락하는 외부 업체 담당자에게 보내는 이메일이야.
친근한 표현보다는 깔끔하고 전문적인 느낌으로 수정해줘.
이런 조건 하나만 추가해도 결과가 달라질 수 있습니다.
이메일 제목도 함께 만들어달라고 하세요
본문은 완성했는데 이메일 제목이 떠오르지 않을 수도 있습니다.
이때는 본문을 보여주고 제목만 여러 개 추천받을 수 있습니다.
아래 업무 이메일에 어울리는 제목을 5개 추천해줘.
제목만 보고도 이메일 목적을 알 수 있도록 간결하게 작성해줘.
예를 들어 회의 일정을 조정하는 이메일이라면 단순히 “안녕하세요” 같은 제목보다 회의 일정 변경 요청, 프로젝트 회의 일정 조정 요청처럼 목적이 드러나는 제목이 실용적입니다.
제목 후보를 여러 개 받은 뒤 자신의 회사 분위기에 가장 적합한 표현을 선택하면 됩니다.
긴 이메일은 먼저 요약한 뒤 답장하기
받은 이메일이 너무 길다면 바로 답장을 작성하기보다 먼저 내용을 파악하는 것이 좋습니다.
아래 이메일을 읽고 상대방이 전달하려는 핵심 내용과 내가 답변해야 하는 사항을 구분해서 정리해줘.
아직 답장은 작성하지 마.
내용을 확인한 다음 이어서 요청합니다.
정리한 내용을 기준으로 답장을 작성해줘.
첫 번째 요청은 수락하고 두 번째 요청은 일정 확인 후 다시 답변하겠다고 알려줘.
이렇게 요약 → 확인 → 답장 작성 순서로 진행하면 긴 이메일에서 중요한 요청사항을 놓치는 것을 줄이는 데 도움이 됩니다.
긴 글을 효과적으로 줄이는 방법이 필요하다면 기존 ChatGPT로 글 요약하는 법과 함께 활용할 수 있습니다.
영어 이메일 작성에도 활용할 수 있다
해외 고객이나 업체와 연락해야 한다면 ChatGPT로 영어 이메일 초안을 작성할 수도 있습니다.
영어 실력이 부족하더라도 먼저 한국어로 전달하고 싶은 내용을 정리한 뒤 영어 이메일로 만들어달라고 요청하면 됩니다.
해외 거래처 담당자에게 보낼 영어 이메일을 작성해줘.
지난주에 보내준 견적서를 확인했고 몇 가지 항목에 대해 추가 설명이 필요하다는 내용을 전달하고 싶어.
자연스럽고 전문적인 비즈니스 영어를 사용하고 너무 어려운 표현은 피해서 작성해줘.
이미 영어 이메일을 작성했다면 교정에도 활용할 수 있습니다.
아래 영어 이메일에서 문법이나 어색한 표현을 확인해줘.
의미는 바꾸지 말고 실제 업무 이메일에서 자연스럽게 사용하는 표현으로 수정해줘.
다만 중요한 계약이나 법적 의미가 포함된 이메일이라면 AI가 작성한 표현만 믿지 말고 해당 언어와 업무에 익숙한 사람이 최종적으로 확인하는 것이 좋습니다.
이메일 답장이 늦었을 때 사과 문구 만들기
답장이 늦어졌을 때 어떤 표현을 사용해야 할지 고민하는 경우도 많습니다.
거래처 이메일에 3일 늦게 답장하게 되었어.
답장이 늦어진 점을 짧게 사과하고 요청한 자료를 확인했다는 내용으로 이메일을 작성해줘.
사과 표현이 지나치게 길어지지 않게 해줘.
업무 이메일에서는 사과 자체가 이메일의 중심이 되기보다 짧게 상황을 설명하고 필요한 내용을 명확하게 전달하는 것이 좋습니다.
상황에 따라 이유를 구체적으로 밝히고 싶지 않다면 다음처럼 요청할 수도 있습니다.
답장이 늦어진 구체적인 이유는 적지 말고 자연스럽게 사과하는 표현으로 작성해줘.
이메일 작성 시간을 줄이는 나만의 기본 프롬프트
ChatGPT로 이메일을 자주 작성한다면 자신에게 맞는 기본 프롬프트 하나를 만들어두면 편합니다.
이메일 작성 도우미 역할을 해줘.
내가 상황을 간단하게 적으면 이메일 제목과 본문을 작성해줘.
업무에 사용할 수 있도록 자연스럽고 정중한 한국어를 사용해줘.
핵심 내용을 먼저 전달하고 불필요하게 긴 인사말과 반복되는 표현은 줄여줘.
날짜, 시간, 금액처럼 내가 제공하지 않은 중요한 정보는 임의로 만들지 말고 확인이 필요하다고 표시해줘.
그다음 상황만 입력하면 됩니다.
거래처에 다음 주 회의 일정을 잡기 위한 이메일이 필요해. 화요일과 목요일 오후가 가능해.
이런 방식으로 활용하면 매번 이메일 작성 조건을 처음부터 설명해야 하는 번거로움을 줄일 수 있습니다.
ChatGPT를 자주 업무에 활용한다면 맞춤 설정에 평소 선호하는 답변 스타일을 정해두는 방법도 있습니다. 예를 들어 “업무 문서는 자연스럽고 전문적인 한국어로 작성해줘” 같은 기본적인 선호 사항을 설정할 수 있습니다.
ChatGPT로 이메일 작성할 때 개인정보는 주의하세요
이메일에는 생각보다 많은 개인정보와 회사 정보가 들어갑니다.
받은 이메일 전체를 그대로 복사하기 전에 이름, 전화번호, 개인 이메일 주소, 계좌번호, 고객정보, 계약 관련 정보, 회사 내부자료처럼 굳이 ChatGPT에 제공할 필요가 없는 내용이 포함되어 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
예를 들어 실제 이름 대신 다음처럼 바꿀 수 있습니다.
[거래처 담당자]
[회사명]
[주문번호]
[금액]
이메일 초안을 만드는 데 실제 정보가 필요하지 않다면 이렇게 표시해도 충분합니다.
특히 비밀번호, 인증번호처럼 중요한 보안 정보는 입력하지 않는 것이 좋습니다.
보내기 전에는 반드시 직접 확인하세요
ChatGPT가 자연스러운 이메일을 작성했다고 해서 바로 전송하는 것은 권장하지 않습니다.
최종적으로 다음 내용을 직접 확인하세요.
받는 사람이 맞는지, 이름과 회사명이 정확한지, 날짜와 시간이 맞는지, 금액과 수량이 정확한지, 첨부한다고 작성한 파일이 실제로 첨부되었는지, 요청 내용이 내가 의도한 것과 같은지 살펴보는 것이 중요합니다.
ChatGPT는 사용자가 제공하지 않은 내용을 잘못 추측하거나 사실과 다른 정보를 포함할 수 있습니다. OpenAI 역시 ChatGPT의 출력이 항상 정확한 것은 아니므로 중요한 정보는 검증해야 한다고 안내합니다.
업무 이메일은 상대방에게 실제로 전달되는 문서이기 때문에 ChatGPT는 초안을 만드는 도구로 사용하고 최종 발송 판단은 사람이 하는 것이 좋습니다.
바로 복사해서 사용할 수 있는 이메일 프롬프트
아래 기본형을 저장해두고 상황에 따라 내용을 바꿔 사용할 수 있습니다.
내가 전달하는 내용을 바탕으로 이메일을 작성해줘.
받는 사람: [누구에게 보내는지]
이메일 목적: [요청/문의/답장/자료 전달/일정 조정 등]
반드시 포함할 내용: [핵심 내용]
원하는 말투: [정중함/간결함/친근함/전문적임]이메일 제목과 본문을 함께 작성해줘.
핵심 내용이 명확하게 전달되도록 작성하고 불필요하게 긴 인사말이나 반복되는 표현은 줄여줘.
내가 알려주지 않은 날짜, 금액, 이름 등의 정보는 임의로 만들지 말고 필요한 부분을 표시해줘.
예를 들어 [받는 사람]에는 거래처 담당자, 팀장, 고객센터처럼 상대방을 넣고 이메일 목적과 핵심 내용을 변경하면 됩니다.
※ 핵심정리
ChatGPT로 이메일을 작성할 때는 단순히 “이메일 써줘”라고 요청하는 것보다 누구에게 보내는지, 이메일의 목적이 무엇인지, 반드시 포함할 내용은 무엇인지, 어떤 말투를 원하는지 알려주는 것이 중요합니다.
새로운 업무 이메일이나 문의 메일의 초안을 만들 수도 있고, 받은 이메일을 요약한 뒤 답장을 작성하거나 직접 쓴 문장을 더 정중하고 자연스럽게 다듬는 데도 활용할 수 있습니다. 영어 이메일 작성과 교정에도 사용할 수 있습니다.
원하는 결과가 나오지 않는다면 처음부터 다시 작성하지 말고 “조금 더 부드럽게”, “절반 정도로 줄여줘”, “내용은 유지하고 더 전문적으로 바꿔줘”처럼 수정할 부분을 구체적으로 요청해보세요.
이메일에 개인정보나 회사 내부정보가 포함되어 있다면 불필요한 정보는 제거하고, 실제 발송 전에는 받는 사람, 이름, 날짜, 시간, 금액, 요청사항, 첨부파일을 직접 확인하는 과정이 필요합니다.
가장 간단한 공식은 이것만 기억해도 충분합니다.
받는 사람 + 이메일 목적 + 핵심 내용 + 원하는 말투
이 네 가지를 ChatGPT에게 명확하게 알려주면 업무, 문의, 답장 등 다양한 상황에서 이메일 초안을 훨씬 빠르게 만들 수 있습니다.