업무 이메일을 작성할 때 생각보다 많은 시간이 걸립니다. 전달할 내용은 정해져 있는데 첫 문장을 어떻게 시작해야 할지 고민되거나, 작성하고 나서도 너무 딱딱하지 않은지 여러 번 읽어보게 됩니다. 상사나 거래처에 보내는 메일이라면 말투 하나에도 신경이 쓰입니다.
ChatGPT를 활용하면 이메일 초안을 만드는 것뿐 아니라 메일 제목 작성, 정중한 표현으로 수정, 긴 문장 줄이기, 받은 이메일에 답장 작성, 기존 이메일 문장 다듬기까지 도움을 받을 수 있습니다.
중요한 것은 단순히 “이메일 써줘”라고 요청하는 것이 아니라 누구에게 보내는지, 왜 보내는지, 어떤 말투를 원하는지 알려주는 것입니다.
ChatGPT로 업무 이메일 작성하는 기본 방법
ChatGPT로 이메일을 작성할 때는 먼저 상대방과 이메일의 목적을 알려주는 것이 좋습니다.
예를 들어 거래처 담당자에게 회의 일정을 변경하는 이메일을 보내야 한다고 가정해보겠습니다.
단순하게 다음처럼 요청할 수도 있습니다.
회의 일정 변경 이메일 작성해줘.
이렇게 요청해도 이메일은 만들어지지만 내가 처한 상황과 정확히 맞지 않을 수 있습니다.
조금 더 구체적으로 요청해보겠습니다.
프롬프트 예시
거래처 담당자에게 보낼 업무 이메일을 작성해줘.
원래 화요일 오후 2시로 예정된 회의를 목요일 오후 3시로 변경할 수 있는지 문의하려고 해.
갑작스러운 일정 변경이라 미안하다는 내용도 포함해줘.
정중하지만 지나치게 딱딱하지 않은 말투로 작성하고 이메일 제목도 함께 만들어줘.
이렇게 요청하면 ChatGPT가 이메일을 작성할 때 필요한 상황을 이해하기 쉬워집니다.
업무 이메일에서는 받는 사람 + 보내는 목적 + 반드시 포함할 내용 + 원하는 말투를 알려준다고 생각하면 간단합니다.
메모만 가지고 이메일 초안 만들기
처음부터 완성된 문장을 작성할 필요도 없습니다. 전달해야 할 내용을 메모처럼 적은 다음 ChatGPT에 이메일 형태로 정리해달라고 요청할 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 내용만 가지고 있다고 가정해보겠습니다.
- 김 대리에게 보내는 메일
- 금요일 회의 자료 요청
- 목요일 오후까지 받고 싶음
- 지난번 매출 자료도 함께 필요
- 너무 딱딱하지 않게
이 내용을 그대로 입력하고 다음처럼 요청할 수 있습니다.
프롬프트 예시
아래 메모를 바탕으로 업무 이메일을 작성해줘.
전달해야 할 내용이 빠지지 않도록 하고, 같은 회사 동료에게 보내는 것이므로 정중하지만 너무 딱딱하지 않게 작성해줘.
제목도 함께 만들어줘.
[메모]
김 대리에게 보내는 메일
금요일 회의 자료 요청
목요일 오후까지 받고 싶음
지난번 매출 자료도 함께 필요
업무 중에는 내용을 알고 있어도 문장으로 정리하는 과정에서 시간이 걸리는 경우가 많습니다. 이런 상황에서는 핵심 내용만 먼저 적고 ChatGPT에게 이메일 형태로 정리하도록 하는 방법이 편리합니다.
너무 딱딱한 이메일을 자연스럽게 다듬는 방법
직접 작성한 이메일이 있다면 처음부터 다시 작성할 필요가 없습니다.
기존 내용을 ChatGPT에 입력하고 원하는 부분만 수정할 수 있습니다.
프롬프트 예시
아래 업무 이메일을 자연스럽게 다듬어줘.
전달하려는 내용과 일정은 바꾸지 마.
지나치게 딱딱하거나 어색한 표현은 자연스럽게 수정해줘.
상대방에게 부담을 주는 표현이 있다면 정중하게 바꿔줘.
전체적인 길이는 지금과 비슷하게 유지해줘.
[작성한 이메일]
반대로 이메일이 너무 길다면 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
아래 이메일의 핵심 내용은 모두 유지하면서 30% 정도 짧게 줄여줘.
반복되는 내용과 불필요한 인사말을 줄이고, 상대방이 요청 사항을 빠르게 파악할 수 있도록 다듬어줘.
[이메일]
“자연스럽게 고쳐줘”라고만 하는 것보다 무엇을 유지하고 무엇을 수정할지 알려주는 방식이 원하는 결과를 얻기 좋습니다.
정중한 이메일 표현이 필요할 때
업무 이메일에서 특히 어려운 부분이 부탁하거나 거절하는 표현입니다.
“자료 보내주세요”처럼 직접적으로 작성하기 부담스럽다고 해서 지나치게 길고 복잡한 표현을 사용하면 오히려 핵심 내용이 잘 전달되지 않을 수 있습니다.
이럴 때는 ChatGPT에 상황을 설명하고 적절한 표현을 만들어달라고 할 수 있습니다.
프롬프트 예시
거래처 담당자에게 자료를 요청하려고 해.
다음 주 월요일 회의에서 사용할 자료라 가능하면 이번 주 금요일까지 받고 싶어.
재촉하는 느낌이 들지 않으면서도 필요한 날짜는 명확하게 전달되는 이메일을 작성해줘.
거절 이메일도 비슷합니다.
협업 제안을 받았지만 현재 일정 때문에 참여하기 어려운 상황이야.
제안에 대한 감사는 표현하면서 이번에는 참여하기 어렵다는 내용을 정중하고 명확하게 전달하는 이메일을 작성해줘.
상대방에게 불필요한 기대를 주는 표현은 넣지 마.
이처럼 부탁, 일정 변경, 거절, 사과처럼 말투가 중요한 이메일은 상황과 상대방과의 관계를 함께 알려주는 것이 좋습니다.
받은 이메일에 답장 작성하기
ChatGPT는 새 이메일을 작성할 때뿐 아니라 받은 이메일에 답장할 때도 활용할 수 있습니다.
상대방이 보낸 내용을 붙여넣고 내가 답변해야 할 내용을 함께 알려주면 됩니다.
예를 들어 거래처에서 미팅 가능한 날짜를 물어봤다면 다음처럼 요청할 수 있습니다.
프롬프트 예시
아래는 거래처에서 받은 이메일이야.
내용을 먼저 파악한 다음 답장 이메일을 작성해줘.
나는 다음 주 수요일 오후 2시가 가능하고, 온라인 미팅으로 진행하고 싶어.
상대방이 물어본 내용 중 답변하지 않은 항목이 있다면 알려줘.
정중하고 간결한 업무 이메일로 작성해줘.
[받은 이메일]
이 방법은 단순히 답장 문장을 만드는 것보다 유용합니다. 상대방의 이메일이 길다면 먼저 다음과 같이 요청할 수도 있습니다.
이 이메일에서 상대방이 나에게 요청하거나 확인을 원하는 내용을 항목별로 정리해줘. 아직 답장 이메일은 작성하지 마.
요청 사항을 확인한 뒤 내가 답할 내용을 알려주고 답장 초안을 만들면 중요한 질문을 빠뜨릴 가능성을 줄일 수 있습니다.
이메일 제목도 ChatGPT에게 만들어달라고 해보자
업무 이메일에서는 본문뿐 아니라 제목도 중요합니다.
제목만 보고도 어떤 내용인지 어느 정도 알 수 있어야 하기 때문입니다.
이메일 본문을 작성했다면 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
이 이메일의 내용을 한눈에 파악할 수 있는 제목을 5개 추천해줘.
업무 이메일에 어울리게 작성하고 너무 길거나 광고처럼 보이는 표현은 피해주세요.
예를 들어 회의 일정을 조정하는 이메일이라면 단순히 “안녕하세요”보다 “9월 프로젝트 회의 일정 변경 요청”처럼 목적이 드러나는 제목이 내용을 파악하기 쉽습니다.
이미 작성한 이메일을 붙여넣고 “가장 적절한 제목 하나만 추천해줘”라고 요청해도 됩니다.
영어 업무 이메일도 작성할 수 있다
해외 고객이나 거래처와 연락해야 한다면 한국어로 내용을 작성한 뒤 영어 이메일로 바꿔달라고 요청할 수 있습니다.
프롬프트 예시
아래 내용을 해외 거래처 담당자에게 보내는 자연스러운 영어 업무 이메일로 작성해줘.
정중하고 전문적인 표현을 사용하되 지나치게 어려운 영어 표현은 피해주세요.
원문에 없는 일정이나 약속은 임의로 추가하지 마.
이메일 제목도 영어로 작성해줘.
[한국어 내용]
영어 이메일을 직접 작성했다면 교정을 요청할 수도 있습니다.
아래 영어 이메일에서 문법 오류와 어색한 표현을 수정해줘.
원래 의미는 유지하고 비즈니스 이메일에서 실제로 사용할 만한 자연스러운 표현으로 바꿔줘.
수정된 전체 이메일을 먼저 보여주고 중요한 수정 사항만 간단하게 설명해줘.
[영어 이메일]
영어 이메일의 번역 자체가 목적이라면 기존의 ChatGPT 번역 활용법과 함께 활용할 수 있습니다.
이메일 말투를 상황에 맞게 바꾸는 방법
같은 내용이라도 누구에게 보내느냐에 따라 말투가 달라집니다.
직장 동료에게 보내는 이메일과 중요한 고객에게 보내는 이메일을 똑같은 말투로 작성할 필요는 없습니다.
어떤 표현이 적절한지 모르겠다면 여러 버전을 비교해볼 수도 있습니다.
프롬프트 예시
아래 이메일을 내용은 그대로 유지하면서 세 가지 말투로 바꿔줘.
- 같은 팀 동료에게 보내는 편안한 업무 이메일
- 다른 부서 담당자에게 보내는 정중한 이메일
- 외부 고객에게 보내는 공식적인 이메일
각 버전이 어떻게 다른지도 간단하게 설명해줘.
[이메일]
마음에 드는 버전을 선택한 뒤 “이 버전에서 조금만 더 부드럽게 바꿔줘”처럼 후속 질문을 이어가면 됩니다.
ChatGPT로 이메일을 작성할 때 유용한 기본 프롬프트
업무 이메일을 자주 작성한다면 기본 틀을 만들어두고 필요한 내용만 바꿔 사용하는 것도 좋습니다.
업무 이메일 작성 기본 프롬프트
아래 정보를 바탕으로 업무 이메일을 작성해줘.
받는 사람: [상사/동료/고객/거래처 등]
이메일 목적: [자료 요청/일정 변경/문의/답변/사과 등]
반드시 포함할 내용: [핵심 내용]
원하는 말투: [정중하게/친근하게/간결하게/공식적으로]
이메일 제목도 함께 작성해줘.
상대방이 이메일을 읽었을 때 무엇을 해야 하는지 명확하게 알 수 있도록 작성해줘.
내가 제공하지 않은 일정, 숫자, 약속, 사실은 임의로 추가하지 마.
지나치게 길게 작성하지 말고 실제 업무에서 바로 사용할 수 있는 자연스러운 문장으로 작성해줘.
매번 긴 프롬프트를 작성할 필요는 없습니다. 중요한 이메일에서는 조건을 자세히 알려주고, 간단한 이메일에서는 “팀원에게 회의 자료를 요청하는 이메일이야. 친근하지만 예의 있게 작성해줘” 정도로 줄여서 사용할 수 있습니다.
OpenAI의 공식 글쓰기 가이드에서도 글쓰기 작업을 할 때 목표와 독자를 명확히 하고, 필요한 원본 자료와 제약 조건을 제공한 뒤 초안을 검토하면서 구체적인 피드백으로 수정하는 방식을 안내하고 있습니다.
이메일 초안을 받은 뒤 바로 보내지 말고 확인할 것
ChatGPT가 자연스러운 이메일을 만들어줬다고 해서 그대로 복사해 바로 보내기보다는 마지막 확인이 필요합니다.
특히 업무 이메일에서는 받는 사람의 이름, 회사명, 날짜, 시간, 금액, 첨부파일, 연락처, 회의 장소처럼 잘못 전달되면 문제가 될 수 있는 정보를 직접 확인해야 합니다.
예를 들어 본문에는 “첨부파일을 확인해주세요”라고 작성되어 있는데 실제로 파일을 첨부하지 않았을 수도 있습니다.
최종 확인이 필요하다면 ChatGPT에 다음과 같이 요청할 수도 있습니다.
아래 이메일을 발송 전에 검토해줘.
맞춤법뿐 아니라 상대방이 오해할 수 있는 표현, 빠진 요청 사항, 날짜나 숫자처럼 다시 확인해야 할 부분을 찾아줘.
이메일 전체를 다시 작성하지 말고 확인이 필요한 부분부터 알려줘.
[최종 이메일]
ChatGPT가 검토한 뒤에도 실제 이름, 일정, 금액과 같은 중요한 정보는 직접 원본과 대조해서 확인하는 것이 좋습니다.
또한 회사 내부 정보나 고객 개인정보처럼 민감한 내용을 이메일 작성 과정에서 입력해야 한다면 회사의 AI 사용 및 정보보안 정책도 확인해야 합니다.
※ 핵심정리
ChatGPT로 이메일을 작성할 때는 누구에게 보내는 이메일인지, 이메일을 보내는 목적이 무엇인지, 반드시 전달해야 할 내용은 무엇인지, 어떤 말투를 원하는지 알려주는 것이 핵심입니다.
완성된 문장을 준비할 필요도 없습니다. 전달해야 할 내용을 메모 형태로 입력한 뒤 업무 이메일로 정리해달라고 할 수 있고, 직접 작성한 이메일이 있다면 처음부터 다시 만드는 대신 어색한 표현이나 말투만 다듬을 수 있습니다.
받은 이메일에 답장해야 한다면 받은 내용 확인 → 상대방의 요청 사항 정리 → 내가 답할 내용 입력 → 답장 초안 작성 → 최종 검토 순서로 활용하면 편리합니다.
ChatGPT가 작성한 이메일은 최종본이라기보다 빠르게 수정할 수 있는 초안으로 생각하는 것이 좋습니다. 특히 사람 이름, 날짜, 시간, 금액, 약속과 같은 중요한 정보는 발송하기 전에 직접 확인해야 합니다.
받는 사람과 목적 설명 → 핵심 내용 입력 → 이메일 초안 작성 → 말투와 길이 수정 → 사실 확인 → 발송 전 최종 검토
이 흐름을 익혀두면 간단한 업무 연락부터 자료 요청, 일정 변경, 정중한 거절, 영어 이메일과 답장 작성까지 다양한 상황에서 ChatGPT를 활용할 수 있습니다.